Å arrangere en messe kan virke som en stor oppgave, men med riktig planlegging og fokus på de viktigste tingene, er det fullt mulig å få det til å flyte fint. En god messe er ikke bare bra for utstillerne, men også for alle som besøker – og det kan bli et arrangement folk snakker positivt om lenge etterpå. Her får du tre konkrete tips som gjør veien dit litt enklere.
1. Lag en tydelig plan – og hold deg til den
Det høres kanskje opplagt ut, men mange undervurderer hvor mye det hjelper å ha en enkel, men konkret plan. Sett opp dato, sted, budsjett og hvem som skal gjøre hva. Jo mer du får på plass tidlig, jo lettere er det å ta raske avgjørelser når ting skjer. Ta høyde for både forberedelser, selve messedagen og hva som skal gjøres i etterkant.
Husk at du ikke trenger å gjøre alt selv – sett sammen et lite team og fordel oppgavene, så slipper du å stå alene med alt ansvaret.
2. Tenk på helhetsopplevelsen
En messe handler ikke bare om innholdet, men også hvordan det hele oppleves. Her spiller både plassering, skilting, logistikk og stemning inn. Sørg for at folk finner frem, at det er tydelig hva som skjer hvor – og at lokalet ser innbydende ut.
Utstyr til messestand er en viktig del av dette. Enkle ting som bord med trykk, roll-ups, brosjyreholdere og skjermvegger gjør standen mer profesjonell og tiltrekker seg flere besøkende. Det handler ikke om å ha mest mulig – men å ha riktig utstyr, og bruke det på en måte som speiler det du vil formidle.
3. Vær til stede og tilgjengelig
Når messen er i gang, er det viktig at både du og teamet ditt er synlige og tilgjengelige. Folk skal vite hvor de kan henvende seg om det oppstår noe, og du bør følge litt med på både publikum og utstillere gjennom dagen. Små justeringer underveis kan ha stor effekt – for eksempel å åpne et ekstra område hvis det blir trangt, eller fylle på med informasjon der folk stopper opp.
Et lite tips er å sette av litt tid rett etter messen til å ta imot tilbakemeldinger mens alt fortsatt er friskt i minnet. Det gjør det mye lettere å forbedre neste gang – og viser også at du tar folk på alvor.
Med disse tre tingene på plass, er du godt på vei til å lage en messe folk husker – på den gode måten.
